Archivierung am Server einrichten
Ein- und ausgehende Nachrichten werden beim Durchlaufen des Mailservers automatisch archiviert – vor dem Postfach, ohne Zutun der Mitarbeitenden.
E-Mails aufbewahren, wie es das Finanzamt verlangt – GoBD-konform und ohne Mehrarbeit.
Geschäftspost per Mail ist aufbewahrungspflichtig. Wir richten die Archivierung so ein, dass jede Nachricht unveränderbar gespeichert, jederzeit auffindbar und für Prüfer nachvollziehbar bleibt – eingebunden in Exchange Online oder Microsoft 365.
Microsoft 365direkt angebunden
10 Jahreunveränderbar gespeichert
Warum archivieren
Eine Mail mit Angebot ist ein Geschäftsbrief – und muss aufbewahrt werden.
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Vertragskorrespondenz: Was steuerlich oder handelsrechtlich relevant ist, fällt unter die Aufbewahrungspflicht – unabhängig davon, ob es als Brief oder als Mail kam.
Ein Postfach erfüllt das nicht. Nachrichten lassen sich dort löschen, verschieben oder nachträglich verändern, und beim Ausscheiden von Mitarbeitenden verschwinden ganze Verläufe.
Eine eingerichtete Archivierung nimmt Ihnen diese Lücke ab: Jede ein- und ausgehende Mail landet automatisch im Archiv, bleibt dort unverändert und ist in Sekunden wieder auffindbar – auch Jahre später bei einer Betriebsprüfung.
Die Anforderungen
Was „GoBD-konform“ im Alltag konkret heißt
Hinter dem Begriff stehen fünf nüchterne Anforderungen. Wir setzen sie technisch um und dokumentieren die Konfiguration so, dass Sie sie einem Prüfer vorlegen können.
- Vollständig
- Jede relevante Nachricht wird erfasst – nicht nur die, an die jemand gedacht hat.
- Unveränderbar
- Archivierte Mails lassen sich nachträglich nicht bearbeiten oder entfernen.
- Im Original
- Inhalt, Anhänge und Kopfdaten bleiben so erhalten, wie sie angekommen sind.
- Auffindbar
- Volltextsuche über Betreff, Text und Anhänge, auch über Jahre hinweg.
- Nachvollziehbar
- Dokumentierte Regeln dazu, was wie lange und mit welchem Zugriff aufbewahrt wird.
Das übernehmen wir für Ihre E-Mail-Archivierung
Von der Einrichtung auf dem Server bis zur Schulung Ihres Teams – Sie müssen danach nichts von Hand tun.
Aufbewahrungsfristen festlegen
Wir hinterlegen Fristen passend zu Ihren Pflichten: in der Regel mindestens zehn Jahre, bei bestimmten Unterlagen kürzer oder länger.
Suche, die wirklich findet
Volltextindex über Betreff, Nachrichtentext und Anhänge. Einzelne Mails, Kalendereinträge oder Kontakte lassen sich gezielt zurückholen.
Anbindung an Ihre Umgebung
Egal ob Exchange Online, Microsoft 365 oder lokaler Server: Wir binden das Archiv in die bestehende Landschaft ein, inklusive CRM und DMS.
Dokumentation für die Prüfung
Verfahrensdokumentation zur Archivierung, damit bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar ist, wie und wo aufbewahrt wird.
Einweisung Ihres Teams
Kurze Schulung, wie im Archiv gesucht und wie eine gelöschte Nachricht wiederhergestellt wird. Danach läuft es im Hintergrund.
In drei Schritten zur eingerichteten Archivierung
Wir klären zuerst Ihre Pflichten, richten dann die Lösung ein und übergeben sie mit Dokumentation und Einweisung.
- 01
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns Ihre Mailumgebung an und klären, welche Nachrichten archiviert werden müssen, welche Fristen gelten und wer später Zugriff braucht.
- 02
Einrichtung und Anbindung
Die Archivierungslösung wird aufgesetzt, an Exchange Online oder Ihren Server angebunden und mit den vereinbarten Regeln konfiguriert.
- 03
Übergabe und Einweisung
Sie erhalten die Verfahrensdokumentation, Ihr Team lernt Suche und Wiederherstellung kennen, und wir betreuen den Betrieb weiter.
Prüfen wir gemeinsam, wie Ihre Mails heute aufbewahrt werden
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Mailumgebung an und sagen Ihnen, was für eine GoBD-orientierte Archivierung noch fehlt – ohne Verpflichtung.